Un processus très utile

Karen Hampson

La capitalisation des expériences est une expression relativement récente, mais elle englobe des concepts similaires à ceux de la documentation ou de l’évaluation de processus. Selon moi, la capitalisation des expériences concerne le COMMENT : « Comment travaillons-nous ? », « Comment avons-nous réussi à atteindre notre objectif ? » et « Comment expliquer l’efficacité de certains aspects de notre projet et l’inefficacité d’autres aspects ? ».

Dans les méthodes conventionnelles de suivi et d’évaluation, l’essentiel est de mesurer des impacts – je passe beaucoup de temps à travailler sur des indicateurs et des cadres logiques pour tenter de mesurer des impacts, et nettement moins de temps à déterminer d’où viennent ces impacts, puis à répondre à la question de savoir s’il y a une progression logique entre l’activité et le résultat. La capitalisation des expériences est un concept à part, dans la mesure où lorsqu’on demande à des équipes d’évaluer leur efficacité ou de rendre compte de la façon dont elles ont travaillé, elles égrènent généralement des chiffres ou des résultats au lieu de parler de processus. Bon nombre de détails utiles peuvent donc sombrer dans l’oubli.

La capitalisation a pris de l’importance au sein de notre organisation.

La capitalisation des expériences nous amène à nous concentrer sur nos activités et sur la façon dont nous les avons menées, mais il est difficile dans un premier temps pour certains d’entre nous de déterminer comment s’y prendre pour procéder à ce genre d’évaluation et communiquer des constats importants. Il est parfois difficile d’admettre « Peut-être notre organisation s’y est-elle mal prise » quand il est si facile de clamer « Notre organisation a planté 400 arbres ».

Une évaluation utile des processus programmatiques

Certaines organisations continuent simplement de travailler comme elles l’ont toujours fait sans jamais changer de méthodologie. On peut se dire qu’on a bien fait les choses si un projet aboutit aux résultats escomptés, certes, mais cela arrive très rarement, car le développement et les êtres humains sont complexes. Comme rien n’est linéaire, la capitalisation des expériences sert à nous éviter de commettre de nouveau les mêmes erreurs et, si nous n’avons commis aucune erreur, à nous demander ce que nous pourrions faire autrement à l’avenir : « Pourrions-nous impliquer plus de personnes ? », « Aurions-nous pu analyser tel ou tel aspect autrement ? » ou « Avec une si belle réussite, pourquoi n’avons-nous pas fixé d’objectifs plus ambitieux ? ». La capitalisation des expériences vise à nous engager dans un processus d’apprentissage ou sur la voie de l’amélioration.

Si l’on constate – cela arrive – l’existence d’un élément imprévu, d’un résultat positif qu’aucune activité ne visait à obtenir, il faut se poser la question de savoir d’où vient ce résultat. Si c’est un résultat positif, il faut déterminer à quoi il est dû pour l’obtenir de nouveau à l’avenir. Prenons l’exemple du projet visant à faire entendre la voix des femmes à la radio que FRI a lancé. Nous avons conçu un système apparemment simple permettant aux femmes d’enregistrer leurs messages sur un smartphone, puis de les envoyer sous forme de fichier électronique à une station de radio chargée de les diffuser la semaine suivante. Ce projet a eu un impact assez significatif sur la répartition des tâches entre les femmes et les hommes, car ceux-ci, réalisant tout à coup que les femmes en faisaient beaucoup plus qu’ils ne pensaient, ont commencé à les aider aux champs.

C’est un résultat majeur que nous n’avions pas prévu. Nous avons alors essayé d’en retracer la genèse, de déterminer comment il s’était produit et d’identifier les facteurs à l’origine de cette grande réussite. Parfois, il n’y a pas d’autre raison que la nature humaine et l’enchaînement des événements, mais parfois, c’est un catalyseur spécifique qui a agi. Il n’en reste pas moins que décrire la progression causale permettra de reproduire intentionnellement le même résultat à l’avenir.

La capitalisation des expériences et son effet sur notre façon de travailler

Dans un premier temps, il peut être difficile pour certains d’appréhender les concepts et de se livrer à l’exercice d’introspection qui est indispensable pour obtenir de bons résultats. C’est pourtant important de s’y atteler, car il est essentiel de vouloir débusquer la moindre erreur et de chercher des moyens de s’améliorer pour apprendre et progresser. Souvent, les personnes concernées n’en viennent à apprécier vraiment le processus de la capitalisation des expériences qu’une fois qu’elles en ont le produit final sous les yeux. C’est seulement une fois terminé le processus douloureux de l’analyse – examiner ce que l’on a fait et déterminer pourquoi on l’a fait, identifier ce qui a bien et mal tourné – que l’on réalise à quel point l’exercice est utile. La réflexion peut être la meilleure source d’innovation.

Après avoir assisté à la réunion du CTA organisée à Rome il y a quelques mois, j’ai commencé à ajouter une composante de capitalisation parmi les jalons de certains de nos projets. Mes collègues ont trouvé que c’était très utile. En fait, cela nous a même aidés dans quelques cas à obtenir la poursuite de projets dans une seconde phase. Nous avons par exemple ajouté une évaluation succincte de processus dans un projet de nutrition mené en partenariat. Nous avons organisé un atelier de deux jours auquel nous avons convié des représentants de toutes les ONG partenaires et des agriculteurs. Nous avons eu des questions délicates à poser, dans la mesure où certains partenaires savent très bien quels sont leurs points forts et ce qu’ils ont découvert, contrairement à d’autres. Réunir tous les acteurs et poser des questions épineuses sur les collaborateurs de chaque partenaire et sur l’équipe au grand complet permet de mieux comprendre les fonctions de chaque partenaire et de mieux cerner ce que chaque partenaire attend de ses homologues.

Ce processus amène aussi les partenaires à être plus respectueux les uns envers les autres, car ils sont plus conscients des difficultés et des succès de chacun. Durant la mise en œuvre, il n’est pas possible de se rendre compte des efforts que chacun déploie au quotidien, puisqu’il n’est pas encore possible d’apprécier le travail de titan accompli collectivement. Cette réunion a suscité un feed-back largement positif, qui nous a permis de proposer une deuxième phase qui tienne mieux compte des rôles, des compétences et des objectifs spécifiques de chaque organisation partenaire.

Une part essentielle du processus, ou la cerise sur le gâteau ?

La capitalisation des expériences est un processus très utile, que l’on peut toutefois considérer vu les budgets toujours plus serrés comme une composante superflue s’il n’y a pas assez d’argent. S’il est bien mené, ce processus doit cependant aboutir à la formulation de quelques recommandations d’une importance majeure pour les projets futurs.

FRI a consacré beaucoup de temps à l’inclusion d’une composante de capitalisation dans les projets et s’est employée à réfléchir à la façon de mener le processus via la radio ou de le mener à l’appui de ses projets de programmation radiophonique. Grâce à cet investissement, la capitalisation a pris de l’importance au sein de notre organisation. Nous avons compris à quel point il était important de tirer des enseignements, même minimes, de nos projets et nous encourageons désormais nos équipes à coucher leurs impressions et leurs idées sur le papier. Nous appelons ces rapports les « Insights Reports », parce qu’il faut peu de temps pour les écrire, qu’ils sont souvent frappants et que les diffuser est utile à de nombreux niveaux tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de notre organisation.

Et c’est avec ces rapports succincts que nous avons le sentiment de toucher le cœur et l’esprit des donateurs (tant institutionnels que privés), des organisations avec lesquelles nous pouvons produire les meilleurs projets et, bien sûr, des bénéficiaires de nos interventions.

 

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