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Compartiendo conocimiento

Los principales beneficiarios de un proceso de capitalización son los participantes de dicho proceso.  Pero muchas otras personas que no han sido parte también se pueden beneficiar de las lecciones aprendidas.  El equipo a cargo del proceso de capitalización necesita encontrar una manera de llegar a esas otras personas por lo que necesita desarrollar un plan de comunicación.  Esto no tiene que ser un documento detallado en la medida en que describa claramente a la audiencia a la que quieres llegar y defina los canales que puedes usar para llegar a esta audiencia de la manera más efectiva.

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Una estrategia de comunicación necesita considerar que diferentes personas querrán oír diferentes cosas sobre tu experiencia y también que, de acuerdo con tus objetivos, puedes estar interesado en compartir un mensaje diferente en cada caso.  De la misma manera, debes considerar que hay muchas maneras de conectar a los “transmisores” y los “receptores”: a través de programas de radio o TV; por carta o por e-mail; con un artículo o un folleto o por internet.  Luego de hacer un exhaustivo análisis de la audiencia, el proceso de seleccionar el mejor canal empieza por identificar las diferentes opciones posibles y revisar cuidadosamente los objetivos de tu proceso de capitalización.

Una estrategia de comunicación debe considerar también el número de emisiones o publicaciones planeadas para el año (¿cuántos comunicados de prensa?, ¿cuántos videos?) y un calendario de actividades (¿cuándo debe estar lista cada emisión o publicación?).  De la misma manera reconocer que la preparación de una serie de documentos no sería suficiente si la audiencia no sabe que éstos están disponibles.  Por eso es necesario desarrollar estrategias promocionales para informar a tu audiencia que estos productos están listos o que serán distribuidos, mencionando claramente cómo obtener acceso a ellos.

Finalmente, el equipo necesitará evaluar sus actividades de comunicación y ver si ayudaron a alcanzar sus objetivos.  Más que saber cuántas personas recibieron documentos o información, necesitan descubrir si son las personas a las que el equipo quería llegar y si los canales usados fueron la mejor opción.  Un paso clave es, entonces, pedir retroalimentación.

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