Recursos complementarios

Erika Eliana Mosquera, Jhon Jairo Hurtado y Mark Lundy

Junto con el «esqueleto» que lanzamos en el 2015, el equipo del CIAT planteó dos recursos complementarios que fueron muy útiles para asesorar a cada uno de los equipos en cuanto a la claridad de los contenidos de su documento, la coherencia de la estructura metodológica y la consistencia de los datos en que se estaban apoyando; promover la retroalimentación entre pares; y recibir retroalimentación de actores externos a los equipos técnicos de redacción. Esos dos recursos fueron las asesorías personalizadas con cada equipo de redacción y la feria de aprendizaje.

Asesorías personalizadas con cada equipo de redacción. Una de las solicitudes expresas de los participantes en procesos pasados era recibir un acompañamiento más personalizado tanto de parte de los facilitadores, como de parte del equipo de monitoreo y evaluación del proyecto, para asegurar que se incluyeran los datos relevantes y pertinentes, según la experiencia. Por lo tanto, el segundo taller presencial se diseñó de tal manera que cada uno de los 10 grupos de redacción con los que estábamos trabajando, recibiera una retroalimentación directa y específica sobre el borrador de su recuento de sistematización. Para esto, cada grupo había compartido, a través de correo electrónico, los avances que había logrado en su proceso de escritura (algunos ya lo habían concluido).

Formato para articular una teoría de cambio con el proceso de sistematización de experiencias.

En estas asesorías participábamos los dos facilitadores del proceso de sistematización (del CIAT), uno o dos representantes del equipo de monitoreo y evaluación del proyecto, y el gerente de desarrollo empresarial y productividad, que fue quien coordinó e impulsó todo el proceso al interior del proyecto (de CRS). Cada asesoría tenía una duración aproximada de 2 horas; de manera que el segundo taller presencial tuvo una duración de 4 días: 3 días para las asesorías y 1 día para la feria de aprendizaje. Mientras un grupo estaba en la asesoría, los otros 9 continuaban el proceso de escritura (si no habían concluido) o de ajuste (si ya habían recibido la asesoría), y preparaban sus resultados y el material didáctico para la feria de aprendizaje, como se explica a continuación.

El principal aporte de estas asesorías fue que nos permitieron identificar (como asesores) cuándo los grupos de redacción solo estaban considerando los logros de su experiencia, sin revisar los fracasos que habían tenido o los factores de riesgo para el futuro. Normalmente se necesita un actor externo que nos ayude a ver nuestras experiencias desde esta óptica; ya que la mayoría de nuestros sistemas educativos solo alientan el logro y descalifican el fracaso.

Feria de aprendizaje. La apuesta de sistematización que hemos hecho no incluye la realización de entrevistas en campo a los diferentes actores involucrados en la experiencia, sino que apunta más bien al rescate del conocimiento que tiene el personal técnico sobre lo que se hizo, cómo se hizo, por qué se hizo así, qué funcionó y qué no, y qué se aprendió, puesto que al mismo tiempo que facilitamos procesos de sistematización con nuestros socios, también los estamos acompañando y asesorando en el diseño y la aplicación de mecanismos efectivos para que los vínculos con los mercados puedan reducir la pobreza en la población rural. Así que nos interesa principalmente escudriñar sus prácticas, pero también nos interesa cotejar los resultados que ellos perciben con la percepción de otros actores. Por lo tanto, la feria de aprendizaje era una oportunidad para abrir las puertas a esos otros actores (en este caso, colegas de las organizaciones socias del proyecto que no estaban involucrados en el proceso de sistematización y líderes de estas mismas organizaciones y otras organizaciones locales de la zona de implementación) y recibir retroalimentación.

Dado que esta fue la primera experiencia, todavía hay muchas cosas que mejorar en términos de convocatoria y alcance, pero definitivamente fue un recurso útil para escuchar a otros acerca de los resultados preliminares de la sistematización e incorporar sus contribuciones en los informes finales de sistematización. La retroalimentación que se buscaba de los asistentes a la feria giraba en torno a 5 aspectos clave de las experiencias que se iban a compartir: (i) los ejes de sistematización escogidos, (ii) los resultados obtenidos, (iii) los aprendizajes, (iv) las dificultades encontradas durante el proceso de escritura y (v) sugerencias del equipo de redacción para mejorar tanto la implementación como los resultados en futuras experiencias similares.

Para compartir estos contenidos de una manera amena y didáctica, utilizamos la metáfora de un árbol que da frutos: el tronco era el eje de sistematización, los frutos rojos los resultados, los frutos amarillos los aprendizajes, las espinas en las ramas eran las dificultades enfrentadas, y las sugerencias para mejorar se representaron como rayos del sol. El proyecto dotó a cada equipo con materiales para elaborar todas las ayudas visuales que requirieran para la feria, y cada equipo preparó sus ayudas visuales durante los primeros tres días del taller; de tal manera que el día de la feria cada equipo ya tenía elaborado su árbol en la pared, como lo muestra la Figura 3.

Durante la feria, cada grupo tuvo 30 minutos para compartir su experiencia y 10 minutos más para recibir retroalimentación de los asistentes a través de post-it de cinco colores:
fucsia (resultados que el asistente sabía que se habían derivado de la experiencia en cuestión, pero que no fueron mencionados por el equipo de redacción), amarillo (aprendizajes que el asistente conocía que se derivaron de la experiencia, pero que no fueron mencionados), azul (dificultades no mencionadas), verde (sugerencias para mejorar la sistematización) y morado (felicitaciones y reconocimientos).

Ya que la feria se realizó al cierre del segundo taller presencial, los equipos de redacción tuvieron un tiempo posterior (alrededor de un mes) para implementar los cambios sugeridos y generar el documento definitivo que compartían con nosotros para una retroalimentación virtual final. Esta retroalimentación la hicimos con respecto al contenido técnico, la ilación (orden y articulación de las ideas plasmadas) y el estilo (uso de siglas, manejo de párrafos, errores de ortografía y gramática, entre otros), y después cada documento pasó a una fase de traducción, diseño y diagramación. Todo el proceso de sistematización, hasta la publicación final de los documentos en español y en inglés, tomó un año (ocho meses solo el proceso de escritura).

 

Este texto es parte del texto escrito por Erika Eliana Mosquera, Jhon Jairo Hurtado y Mark Lundy y que será publicado como “Documentación reflexiva: Recolectando orugas para capturar mariposas.
La experiencia de aprendizaje del CIAT con procesos de sistematización”. CIAT, 2018.

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